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防止公司内部员工欺诈的有效手段!

时间 : 2016-05-03 来源 : 创业网 编辑 : admin 阅读 :

  除了一些常规防备手段,例如定期检查库存,预定审计,每日现金结算,每月核查个人财务账单,等等,其实又有一些方法手段能够用来保护你自身和你的公司免受欺诈损失。
  今天要说的问题,覆盖面也许有些大,当然啦,市面上有无数相干的借鉴书籍和顾问材料,因而,让我们把问题再减少一点儿,那便是如何防止公司内部员工欺诈,或者说的浅显一点,如何防止公司内鬼。除了一些常规防备手段,例如定期检查库存,预定审计,每日现金结算,每月核查个人财务账单,等等,其实又有一些方法手段能够用来保护你自身和你的公司免受欺诈损失。在此,不妨就让我们来看看有哪些方法吧。
 
  建立公司行为规范和准则
 
  你晓得吗?沃尔玛员工在和供应商开会的时候,连他们提供的一杯水或一杯咖啡都不能喝,除非他们自身买单。这便是所说的行为规范。行为规范会阐述哪些是公司无法容忍的不道德、或不合法的行为,无论你面临的人是什么身份,包含客户、供应商、员工、甚至是公司本身。
 
  当然,你的公司在指定行为规范和准则的时候不用像沃尔玛那么严格,但必须要把不允许员工做的事情,详细、清楚地罗列在规范里面,而且要让公司里一切员工都知晓规范中的条款。然后,你需求定期让员工书面签字,确认自身已经阅读过了公司的相干条款,并且了解和认可公司规定,也情愿服从和恪守相干行为规范和准则。
 
  如今,你需求看看镜子中的自身,做下自我反省。由于身为公司创始人或是领导,以及行为规范的制定者和强制实行者,必须要以身作则,带头恪守行为规范里面的每一条规定。如果员工察觉你公私不分,拿公司财产为自身谋利,那么他们也会跟你这么做,甚至会变本加厉。此外,如果你能更好地对待员工,店铺选址尊重他们,时常给予一些补贴,或是晋升的机会,那么他们就不太会动歪脑筋,也不会冒着风险去做内鬼了。
 
  公司内部“三权分立”,彼此之间彼此制衡
 
  如果在一家规模不大的企业里,很也许会让一个人身兼多职,但是最危险的,是公司里有一个“独握大权”的治理者或会计记账者,这个人负责查收邮件,企业存款,并处理支出和归档交易文件。一旦公司里的方方面面都由一个人来操控,那么十有八九会出问题。
 
  在笔者的公司里,有一家是这么处理海量邮件的,我们召集了大约12名高管及他们的主力,大家齐心协力来实现这项就业,结果大约只花了15分钟就搞定。此外,我们也会单独处理支票,把一切要兑换的支票用带子扎好,然后当银行把钱打算好的时候,提前拿去兑换。
 
  不仅如此,你还需求防止让同一个人处理采购及给供应商支出货款,也不能让同一个人治理公司应付账款和应收帐款。如果你经营的是一家制造公司或是一家分销公司,那么你同样需求让不同的人去治理收货、库存、以及发货就业。
 
  如果你的公司人手的确紧张,没有办法部署那么多人分别处理上述就业,那么起码在经营上要部署两个人,一个人负责治理入货事宜,包含现金、支票、货物、以及物资;另一个人则负责治理出货事宜,包含付款、订单、产生品。
 
  制定就业准则和就业规程
 
  除了公司会计之外,公司里有些员工应该每个月定期处理好自身的银行和信誉卡账单------凡是无法处理自身银行账单问题的人,销售技巧是没有能力处理好公司内部会计事物的。为了解释这一点,在此举个例子:笔者有一位合伙人,他与一个新客户合作,开始例行公事地看了看他们的信誉卡账单。
 
  其中有一张卡,没有匹配手续费用的购物记载。一份调查披露,他这个客户前财务主管过去和他一同拿过公司卡花费,并且开支超出20万美元。约束欺诈又有其他方法,那便是在资金被发送给收款方之前,需求由会计录入,并且由人力资源制定、授权,再经治理人员复核。
 
  另外,凡是要上锁的地方必须要及时上锁,严格强制实行钥匙治理和计算机编制访问权限,尤其是要格外看重那些即将辞职的员工。如果有员工要离去公司,那么你也许需求更换公司门锁,或进门密码。值得一提的是,大学生创业资讯当你解雇公司员工之后,需求愈加留意,由于你很也许会遭到报复,而尽快换锁也许是个明智之举。
 
  调查员工行为
 
  如果你留意到员工的行为有所改动,例如文件随意乱放,在项目里出工不出力,或是在客户面前过度展现自身,那么你就该小心啦。同样的事情你也需求留意,例如某个员工试图查看公司经营或财务方面的重要材料,或是在没人的时候了解和自身就业无关的事情。
 
  信任我,他们这么做绝不是非常酷爱这份就业,而很也许是渴望不想让其别人晓得,或看见他们在干吗。你要对公司经营的每个部分都做好标记,无论多小的就业,也要惹起足够的关注。笔者之前曾在一家制造公司就业过,一位客户在质保期内送回了一个昂贵的商品进行修护。但是在销售记载上,我们找不到与这个商品相干的任何记载。
 
  在进一步与客户核实之后,我们察觉公司制造部副总裁和一个工头在公司内部生产了这台设备,之后用他们自身做的公司发票,从公司后门溜出去发货的。最终,我们把这两个人送给了警察处理,但回过头想一想,其实在内部治理上本能够防止这种事情产生,更可防止蒙受数万美元的损失。
 
  最关键的,你要信任自身的直觉和勇气,由于惟有你才最了解自身创立的公司。如果有些事情看上去、或感觉上不太对,那么就必须要惹起看重,然后尽一切办法,追查到底!



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